Die 7 häufigsten Gründe, warum Nachträge verloren gehen

Nachträge gehen selten verloren, weil der Anspruch fehlt. Meist war die Mehrleistung berechtigt, aber sie wurde zu spät angekündigt, nicht belegt oder ist auf dem Weg von der Baustelle ins Büro versickert. Die sieben häufigsten Gründe lassen sich alle auf denselben Punkt zurückführen: Was auf der Baustelle passiert, kommt nicht rechtzeitig und nicht vollständig auf Papier.

Wie viel Geld dabei liegen bleibt, misst kaum ein Betrieb. Gerade das ist das Problem: Ein Nachtrag, der nie gestellt wurde, taucht in keiner Statistik auf. Er fehlt einfach auf der Schlussrechnung.

Im Folgenden geht es um Verträge, in denen die VOB/B vereinbart ist. Für reine BGB-Verträge gibt es am Ende einen kurzen Hinweis.

1. Auf der Baustelle merkt niemand, dass es ein Nachtrag ist

Der Bauherr bittet um „noch eben“ eine zusätzliche Steckdose, eine andere Fliese, eine Kernbohrung mehr. Der Vorarbeiter macht es, weil es schnell geht und der Kunde zufrieden sein soll. Dass die Leistung gar nicht im Auftrag steht, fällt erst Wochen später auf, oder nie. Meist liegt es daran, dass die Leute auf der Baustelle das Leistungsverzeichnis nicht im Detail kennen.

So vermeiden Sie es:

• Geben Sie dem Vorarbeiter eine kurze Übersicht, was im Auftrag steht und was nicht. Eine Seite reicht.
• Vereinbaren Sie eine einfache Regel: Alles, was der Kunde auf der Baustelle zusätzlich verlangt, wird gemeldet. Ob es wirklich ein Nachtrag ist, entscheidet das Büro. Eine überflüssige Meldung kostet zwei Minuten, ein vergessener Nachtrag die ganze Leistung.

2. Die Ankündigung kommt zu spät

Wird eine Leistung verlangt, die im Vertrag nicht vorgesehen ist, haben Sie nach § 2 Abs. 6 VOB/B Anspruch auf besondere Vergütung. Die VOB/B knüpft daran aber eine Bedingung: Sie müssen den Anspruch dem Auftraggeber ankündigen, bevor Sie mit der Ausführung beginnen.

In der Praxis kommt die Anzeige oft erst, wenn die Arbeit läuft oder schon fertig ist. Dann kann sich der Auftraggeber darauf berufen, dass er vorher nicht gewusst hat, dass es etwas kostet. Ob der Anspruch trotzdem besteht, hängt vom Einzelfall ab. Sicher ist nur: Sie haben dann einen Streit, den Sie mit einer rechtzeitigen Anzeige nicht gehabt hätten.

Was in die Anzeige gehört und an wen sie geht, haben wir im Artikel Nachtrag ankündigen nach § 2 Abs. 6 VOB/B erklärt. Ein fertiges Muster zum Ausdrucken finden Sie unter Mehrkostenanzeige: Muster und Checkliste.

So vermeiden Sie es: Die Anzeige muss in dem Moment passieren, in dem der Kunde die Leistung verlangt. Nicht abends, nicht am nächsten Tag. Das klappt nur, wenn das Formular in jedem Fahrzeug liegt oder auf dem Handy in einer Minute ausgefüllt ist.

3. Die falsche Person hat die Leistung angeordnet

Auf der Baustelle reden Sie selten mit Ihrem Vertragspartner selbst. Sie reden mit dem Architekten, der Bauleitung des Generalunternehmers, dem Hausmeister oder dem Ehepartner des Bauherrn. Die sagen: „Machen Sie das bitte so.“ Wenn es später ums Bezahlen geht, heißt es dann: „Das hat bei uns niemand beauftragt.“

Ob die Person auf der Baustelle zusätzliche Leistungen überhaupt anordnen darf, hängt von ihrer Vollmacht ab. Die ist oft enger, als man denkt. Ein Architekt darf in der Regel keine zusätzlichen Vergütungen zusagen, sofern ihm der Bauherr das nicht ausdrücklich erlaubt hat.

Wird eine Leistung ohne wirksamen Auftrag ausgeführt, gilt § 2 Abs. 8 VOB/B. Danach werden Leistungen ohne Auftrag grundsätzlich nicht vergütet. Eine Vergütung gibt es nur, wenn der Auftraggeber die Leistung nachträglich anerkennt, oder wenn sie zur Erfüllung des Vertrags notwendig war, seinem mutmaßlichen Willen entsprach und ihm unverzüglich angezeigt wurde. Darauf sollten Sie sich nicht verlassen.

So vermeiden Sie es: Lassen Sie unterschreiben, wer vor Ort ist, und schicken Sie die Anzeige am selben Tag zusätzlich an den Auftraggeber selbst. Wenn er nicht widerspricht, haben Sie zumindest belegt, dass er Bescheid wusste.

4. Es gibt keinen Beweis

Im Streit zählt nicht, was passiert ist, sondern was Sie belegen können. Und genau da fehlt es oft. Die Zusatzleistung wurde mündlich besprochen, es gibt keine Fotos vom Zustand vorher, das Aufmaß steht auf einem Zettel, den keiner mehr findet.

Besonders kritisch sind Leistungen, die danach nicht mehr sichtbar sind, etwa eine Abdichtung hinter der Fliese oder ein zusätzlicher Unterbau unter dem Pflaster.

So vermeiden Sie es:

• Zu jeder Zusatzleistung gehören mindestens: was, wo, wie viel, wer hat es verlangt, Datum und Uhrzeit.
• Ein, zwei Fotos vom Zustand vorher und eines während der Arbeit. Das dauert eine Minute.
• Mengen gleich festhalten, solange man sie noch sehen kann. Wenn die genaue Menge noch offen ist, schreiben Sie „nach Aufmaß“ und holen das Aufmaß nach, bevor zugemacht wird.

5. Stundenzettel kommen zu spät oder gar nicht

Viele kleine Zusatzarbeiten werden nach Stunden abgerechnet. Das ist praktisch, hat in der VOB/B aber eigene, strenge Regeln.

Erstens werden Stundenlohnarbeiten nur vergütet, wenn sie vor Beginn ausdrücklich als solche vereinbart worden sind (§ 2 Abs. 10 VOB/B). Ein „Das machen wir dann nach Aufwand“ im Vorbeigehen ist im Streit schwer zu beweisen.

Zweitens schreibt § 15 Abs. 3 VOB/B vor, dass die Stundenlohnarbeiten vor Beginn angezeigt werden und dass Stundenlohnzettel je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich einzureichen sind, sofern nichts anderes vereinbart ist. Der Auftraggeber muss die Zettel unverzüglich, spätestens innerhalb von 6 Werktagen nach Zugang zurückgeben. Gibt er sie nicht fristgemäß zurück, gelten sie als anerkannt.

Das funktioniert aber nur, wenn die Zettel auch rechtzeitig ankommen. Werden sie erst Wochen später gesammelt eingereicht und gibt es deshalb Zweifel am Umfang, kann der Auftraggeber nach § 15 Abs. 5 VOB/B verlangen, dass nur der wirtschaftlich vertretbare Aufwand vergütet wird. Dann diskutieren Sie nicht mehr über Ihre Stunden, sondern darüber, wie lange die Arbeit hätte dauern dürfen.

So vermeiden Sie es: Stundenlohn vor Beginn vereinbaren und festhalten. Stundenzettel täglich schreiben, mit Namen, Tätigkeit, Stunden und Material, und zeitnah beim Auftraggeber einreichen.

6. Das Nachtragsangebot ist nicht nachvollziehbar

Der Nachtrag ist angekündigt und belegt, aber dann kommt ein Angebot mit einer Pauschale oder mit Preisen, die deutlich über dem Hauptauftrag liegen. Der Auftraggeber prüft, versteht die Herleitung nicht und lehnt ab oder kürzt.

Für zusätzliche Leistungen sagt § 2 Abs. 6 VOB/B, dass sich die Vergütung nach den Grundlagen der Preisermittlung für die vertragliche Leistung und den besonderen Kosten der geforderten Leistung bestimmt. Für geänderte Leistungen nach § 2 Abs. 5 VOB/B ist ein neuer Preis unter Berücksichtigung der Mehr- oder Minderkosten zu vereinbaren. Beide Male gilt: Der Preis soll möglichst vor der Ausführung vereinbart werden. Wer den Preis nicht aus seiner Kalkulation herleiten kann, steht in der Verhandlung schwach da.

Dazu kommt die Zeit: Je länger das Angebot dauert, desto eher ist die Leistung schon gebaut, bevor über den Preis gesprochen wurde.

So vermeiden Sie es:

• Wo es geht, an Positionen aus dem Leistungsverzeichnis anknüpfen. Ein Preis, den der Auftraggeber schon einmal akzeptiert hat, ist schwer zu bestreiten.
• Neue Leistungen nachvollziehbar aufschlüsseln: Lohn, Material, Geräte, Zuschläge.
• Das Angebot schnell schicken. Die Anzeige sichert den Anspruch dem Grunde nach, der Preis kann im Büro folgen, aber nicht erst mit der Schlussrechnung.

7. Der Nachtrag bleibt liegen bis zur Schlussrechnung

Die Zusatzleistung wurde erkannt, angezeigt, vielleicht sogar unterschrieben. Aber der Zettel liegt im Fahrzeug, und im Büro weiß niemand davon. Erst bei der Schlussrechnung fällt auf, dass da noch etwas war. Dann fehlen das Angebot, die Fotos und oft auch die Erinnerung, wie viel es eigentlich war.

Wer zu spät dran ist, läuft außerdem in eine Frist, die viele nicht kennen. Nach § 16 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B schließt die vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung Nachforderungen aus, wenn der Auftragnehmer über die Schlusszahlung schriftlich unterrichtet und auf diese Wirkung hingewiesen wurde. Einen Vorbehalt müssen Sie nach § 16 Abs. 3 Nr. 5 VOB/B innerhalb von 28 Tagen nach Zugang dieser Mitteilung erklären. Innerhalb von weiteren 28 Tagen müssen Sie dann eine prüfbare Rechnung über die vorbehaltenen Forderungen einreichen oder, wenn das nicht möglich ist, den Vorbehalt eingehend begründen. Sonst wird er hinfällig. Ob diese Regel in Ihrem Vertrag wirksam ist, hängt unter anderem davon ab, ob die VOB/B ohne Änderungen vereinbart wurde. Darauf verlassen, dass sie nicht greift, sollten Sie sich aber nicht.

So vermeiden Sie es: Jede Zusatzleistung muss am selben Tag im Büro ankommen. Das Büro führt eine Liste aller offenen Nachträge mit Status: angezeigt, Angebot raus, beauftragt, abgerechnet. Vor der Schlussrechnung wird diese Liste abgehakt. Und wenn eine Schlusszahlung kommt, die nicht alles abdeckt: sofort schriftlich Vorbehalt erklären und die Fristen in den Kalender eintragen.

Was alle sieben Gründe gemeinsam haben

Fast keiner dieser Fehler entsteht aus Unwissen über die VOB/B. Sie entstehen, weil zwischen „Machen Sie das bitte gleich mit“ und dem ersten Handgriff keine Zeit für Papierkram bleibt und weil die Information danach den Weg ins Büro nicht findet. Wenn die Anzeige zwei Minuten dauert, wird sie gemacht. Wenn sie zwanzig Minuten dauert, eher nicht.

Checkliste: Nachträge sichern in sieben Schritten

1. Erkennen: Alles, was der Kunde zusätzlich verlangt, wird gemeldet. Das Büro entscheidet, ob es ein Nachtrag ist.
2. Ankündigen: Vor Beginn der Arbeit, schriftlich, mit Datum und Uhrzeit.
3. Richtiger Empfänger: Unterschreiben lassen, wer vor Ort ist, und am selben Tag an den Auftraggeber selbst schicken.
4. Belegen: Was, wo, wie viel, wer hat es verlangt. Fotos vorher und während der Arbeit.
5. Stunden: Stundenlohn vor Beginn vereinbaren, Zettel täglich schreiben und zeitnah einreichen.
6. Angebot: Nachvollziehbar kalkuliert, schnell verschickt, möglichst vor der Ausführung.
7. Nachhalten: Liste aller offenen Nachträge im Büro, vor der Schlussrechnung abhaken, Vorbehalt bei Schlusszahlung im Blick.

Häufige Fragen

Ist ein Nachtrag automatisch verloren, wenn ich ihn nicht vorher angekündigt habe?

Nicht automatisch. Ob der Vergütungsanspruch ohne rechtzeitige Ankündigung trotzdem besteht, hängt vom Einzelfall ab, zum Beispiel davon, ob der Auftraggeber ohnehin wusste, dass die Leistung etwas kostet. Sie müssen das dann aber im Streit darlegen und beweisen. Die Ankündigung vor Beginn ist der einfachere Weg.

Wie lange habe ich Zeit, ein Nachtragsangebot zu schicken?

Eine feste Frist nennt die VOB/B dafür nicht. Sie sagt aber, dass der Preis möglichst vor der Ausführung vereinbart werden soll. Je schneller das Angebot kommt, desto besser ist Ihre Verhandlungsposition. Prüfen Sie außerdem Ihren Vertrag, manche Verträge setzen eigene Fristen.

Was gilt, wenn die VOB/B nicht vereinbart ist?

Dann gilt das Bauvertragsrecht des BGB. Der Besteller kann nach § 650b BGB Änderungen begehren und unter bestimmten Voraussetzungen anordnen, die Vergütung für den Mehr- oder Minderaufwand regelt § 650c BGB. Eine Ankündigungspflicht wie in § 2 Abs. 6 VOB/B gibt es dort so nicht. Die übrigen Gründe auf dieser Liste gelten aber genauso.

Fazit

Nachträge gehen nicht verloren, weil Bauunternehmer ihr Recht nicht kennen. Sie gehen verloren, weil der richtige Moment auf der Baustelle verpasst wird und weil die Information danach liegen bleibt. Wer die sieben Punkte oben in seinen Alltag einbaut, holt einen großen Teil davon zurück. Genau dafür haben wir unser Nachtragsmanagement gebaut: Ihre Leute sprechen die Zusatzleistung ins Handy, die Anzeige steht sofort da, der Kunde unterschreibt auf dem Display, und das Büro sieht den Nachtrag im selben Moment.

Allgemeiner Hinweis, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihr Vertrag und die konkrete Situation. Im Zweifel fragen Sie einen Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht.